কাগজবিহীন অফিস এবং ডিজিটাল ডকুমেন্টের এই যুগে নিশ্চয়ই আপনি কাগজ-কালি সমন্বিত ফ্যাক্স মেশিনের ব্যবহার থেকে নিজেকে মুক্ত করতে চাচ্ছেন৷ কিন্তু ফ্যাক্স মেশিন এখনো ব্যবসায়ের কিছু কিছু জরুরি ডকুমেন্ট (যেমন-বৈধ চুক্তিপত্র) এবং গণযোগাযোগবিষয়ক প্রতিষ্ঠানের অনেক কাজের জন্য জরুরি একটি যন্ত্র৷

ডেস্কটপ-ফ্যাক্স সফটওয়্যার এবং সার্ভিস একটি আসল ফ্যাক্স মেশিনে কোনো রকম স্পর্শ ছাড়াই যেকোনো ধরনের ফ্যাক্সের আদানপ্রদান সম্ভব করে তুলেছে৷ ডেস্কটপ ফ্যাক্সিংয়ের মাধ্যমে আপনার কমপিউটারে তৈরি করা যেকোনো ডকুমেন্টকে ই-মেইল বা ওয়েব ব্যবহার করে ফ্যাক্স মেশিনে পাঠাতে পারবেন৷ এই লেখায় ইন্টারনেট ফ্যাক্সিং নিয়ে আলোচনা করা হয়েছে, যা ফ্যাক্স মেশিনের বিকল্প হিসেবে কাজ করতে পারে৷



ইন্টারনেট ফ্যাক্সিংয়ের প্রাথমিক ধারণা

ইন্টারনেট ফ্যাক্সিং হচ্ছে এক ধরনের ডেস্কটপ ফ্যাক্সিং, যার মাধ্যমে আউটগোয়িং ই-মেইল এটাচমেন্টগুলো ফ্যাক্স মেশিনে যায় এবং ইনকামিং ফ্যাক্সসমূহ ই-মেইল এটাচমেন্ট হিসেবে আসে৷ আর এসব এটাচমেন্ট ডকুমেন্টগুলোর মধ্যে মাইক্রোসফট ওয়ার্ড ডকুমেন্ট, পিডিএফ ফাইল এবং স্ক্যান করা ইমেজ অন্তর্ভুক্ত৷

ইন্টারনেট ফ্যাক্সিং একটি হোস্টেড সার্ভিস, অর্থাৎ ইন্টারনেট ফ্যাক্সিং ব্যবহারের জন্য আপনাকে ফ্যাক্স সার্ভার, মডেম এবং কোনো বিশেষ সফটওয়্যার কেনার এবং ইনস্টল করার পরিবর্তে আপনাকে একটি থার্ড-পার্টি ইন্টারনেট ফ্যাক্সিং সার্ভিস সাবস্ক্রাইব করতে হবে, যা ই-মেইলকে ফ্যাক্সে এবং ফ্যাক্সকে ই-মেইলে পরিণত করে৷ ইন্টারনেট ফ্যাক্স পাঠানোর জন্য তিনটি জিনিস দরকার হবে : একটি ইন্টারনেট সংযোগ, একটি ই-মেইল অ্যাকাউন্ট এবং একটি ইন্টারনেট ফ্যাক্সিং সার্ভিসের সাবস্ক্রিপশন৷ এই তিনটি জিনিস যদি আপনার থাকে, তাহলে আপনাকে ইন্টারনেট ফ্যাক্সিং ব্যবহার করে ফ্যাক্স পাঠানোর জন্য নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করতে হবে :

১. আপনার ডেস্কটপ ই-মেইল অ্যাপ্লিকেশন (যেমন-ইয়াহু মেইল, জি-মেইল ইত্যাদি) বা ওয়েব মেইল থেকে মেসেজ কম্পোজ করুন এবং যে ফাইলটি ফ্যাক্স করতে চান, সেটি যুক্ত করুন৷

২. আপনার সাবস্ক্রিপশন করা ইন্টারনেট ফ্যাক্স সার্ভিসের নির্দেশনানুযায়ী, ই-মেইলের অ্যাড্রেসের জায়গায় গ্রহীতার ফ্যাক্স নম্বর এবং একটি বিশেষ এক্সটেনশন লিখুন৷ যেমন - 18005551000@internetfan.com৷

৩. সার্ভিসটি ই-মেইল এটাচমেন্ট গ্রহণ করবে, ফ্যাক্স ডাটা হিসেবে একে এনকোড করবে এবং ফোন লাইনের মাধ্যমে একে গ্রহীতার ফ্যাক্স মেশিনে পাঠাবে৷ উল্লেখ্য, উদাহরণের অ্যাড্রেস (18005551000@internet fax.com)-এর internetfax.com-ই হচ্ছে আপনার সাবস্ক্রিপশন এবং ফ্যাক্স নম্বর হচ্ছে ১৮০০৫৫৫১০০০৷ এখানে সাবস্ক্রিপশন সাইটের পুরো অ্যাড্রেস হচ্ছে www.internetfax.com৷

প্রায় একইভাবে আপনার কমপিউটারে ফ্যাক্স গ্রহণ করতে পারেন৷ যেমন- ০১. সাবস্ক্রিপশন করা ইন্টারনেট ফ্যাক্স সার্ভিস আপনাকে একটি টোলমুক্ত বা নিয়মিত ফ্যাক্স নম্বর দেবে, ০২. প্রেরক সেই নম্বরটি ডায়াল করবে এবং ফ্যাক্সটি একটি নিয়মিত ফ্যাক্স মেশিন থেকে পাঠাবে, ০৩. সাবস্ক্রিপশন সার্ভিস সেই ফ্যাক্সটি গ্রহণ করবে, ডাটাগুলো ই-মেইল এটাচমেন্ট হিসেবে রূপান্তর করে সেটি আপনার ই-মেইল অ্যাড্রেসে পাঠাবে এবং ০৪. ফ্যাক্সটি পড়ার জন্য আপনাকে শুধু এটাচমেন্টটি খুলতে হবে৷

পিডিএ থেকে ইন্টারনেট ফ্যাক্সিং

যেহেতু ইন্টারনেট ফ্যাক্স আদানপ্রদানের জন্য ই-মেইল হচ্ছে একমাত্র অ্যাপ্লিকেশন, সেহেতু ফ্যাক্স যেকোনো হ্যান্ডহেল্ড ডিভাইস থেকেও পাঠানো যাবে৷ ব্ল্যাকবেরি, ট্রিও, পকেট পিসি বা পাম ইত্যাদি৷

হ্যান্ডহেল্ড ডিভাইস থেকে ইন্টারনেট ফ্যাক্সিংকে বলা হয় মোবাইল ফ্যাক্সিং৷ ডেস্কটপ ইন্টারনেট ফ্যাক্সিংয়ের মতো এসব পার্সোনাল ডিজিটাল অ্যাসিস্ট্যান্ট (পিডিএ)ডিভাইসগুলোথেকে ফ্যাক্স পাঠানোর জন্যও আপনার তিনটি জিনিসের দরকার হবে : ০১. ইন্টারনেট সংযোগ, ০২. ই-মেইল আদানপ্রদানে সমর্থ একটি পিডিএ, ০৩. কোনো ইন্টারনেট ফ্যাক্সিং সার্ভিসের একটি সাবস্ক্রিপশন৷

হ্যান্ডহেল্ড মোবাইল ডিভাইসগুলো ইন্টারনেটের সাথে সংযুক্তির জন্য বিভিন্ন পদ্ধতি ও প্রযুক্তি ব্যবহার করে থাকে৷ যেমন-

১. কিছু কিছু পিডিএর রছে গতানুগতিক মডেম, যা ডায়ালআপ ইন্টারনেট সংযোগের জন্য ফোন লাইন বা সেলফোনের সাথে সংযুক্ত হয়৷

২. বেশিরভাগ পিডিএর সরাসরি পিসির সালে সংযুক্ত হওয়ার সামর্থ্য আছে৷ যদি পিসিটি ইন্টারনেটের সাথে সংযুক্ত থাকে৷ তবে হ্যান্ডহেল্ড ডিভাইসটিও ইন্টারনেটের সাথে সংযুক্ত হবে৷

৩. উঁচু মানের সেলফোন বা স্মার্ট ফোনের মতো পিডিএগুলো ওয়্যারলেস ওয়াইড এরিয়া নেটওয়ার্ক (WWAN)- এর ভেতরে ইন্টারনেটের সাথে সংযুক্ত হতে পারে৷

৪. অনেকটা ল্যাপটপের মতো, ওয়্যারলেস কার্ডযুক্ত একটি পিডিএ ওয়্যারলেস লোকাল এরিয়া নেটওয়ার্ক (WLAN) বা ওয়াইফাইল হটস্পট (যেমন-বেশিরভাগ এয়ারপোর্ট)-এর মাধ্যমে ইন্টারনেটের সাথে সংযুক্ত হতে পারে৷

আপনার মোবাইল ডিভাইসটি ইন্টারনেট সংযুক্ত হলে কমপিউটারের মতো একই পদ্ধতিতে ফ্যাক্স আদানপ্রদান করতে পারবেন৷

মোবাইল ফ্যাক্সিংয়ের সুবিধাসমূহ

মোবাইল ফ্যাক্সিংয়ের সবচেয়ে বড় সুবিধা হলো, আপনি যেকোনো সময় যেকোনো জায়গা থেকে ইন্টারনেট সমর্থ হ্যান্ডহেল্ড ডিভাইস থেকে ফ্যাক্সের আদানপ্রদান করতে পারবেন৷ বিক্রয় প্রতিনিধি বা অন্যান্য কর্মজীবী যারা অফিসে কম থাকেন তাদের জন্য মোবাইল ফ্যাক্সিং নিঃসন্দেহে একটি উপকারী কমিউনিকেশন টুল৷ মোবাইল ফ্যাক্সিংয়ের মাধ্যমে আপনি নিকটস্থ কোনো ফ্যাক্স মেশিনে আপনার হ্যান্ডহেল্ড ডিভাইসটি থেকে প্রিন্ট দিতে পারবেন৷ ফ্যাক্স মেশিনে প্রিন্ট দেয়া মোবাইল ফ্যাক্স পাঠানোর মতোই৷ ফ্যাক্স মেশিনে প্রিন্টিংয়ের জন্য আপনাকে যে ধাপগুলো অনুসরণ করতে হবে তা হলো : ০১. যে ডকুমেন্টটি প্রিন্ট করতে চান সেটি ই-মেইল এটাচ করুন এবং নিকটস্থ কোনো ফ্যাক্স মেশিনের ফ্যাক্স নম্বরে পাঠিয়ে দিন, ০২. আপনার সাবস্ক্রাইব করা ইন্টারনেট ফ্যাক্স সার্ভিস ডকুমেন্টটি ফ্যাক্স ডাটা হিসেবে কনভার্ট করবে এবং ০৩. কয়েক সেকেন্ড পর ফ্যাক্স মেশিনটি আপনার ডকুমেন্টটির প্রিন্ট কপি বের করে দেবে৷

ইন্টারনেট ফ্যাক্সিংয়ের বৈশিষ্ট্য ও সুবিধাসমূহ

যদি আপনার ফ্যাক্স মেশিনটি একটি সাধারণ ফোন লাইনের সাথে সংযুক্ত থাকে, তবে আপনার পাঠানো প্রতিটি ফ্যাক্সের জন্য একটি ফোন কলের চার্জ কাটা হবে৷ কাজেই, যখন আপনি নিজস্ব এলাকার (Local Area) বাইরে কোনো ফ্যাক্স পাঠাবেন, তখন আপনাকে এজন্য বেশি দূরত্বের (Long Distance) ফোন কল চার্জ দিতে হবে৷ ইন্টারনেট ফ্যাক্সিংয়ের মাধ্যমে আপনি এ ঝামেলা থেকে রেহাই পেতে পারেন৷ এজন্য আপনাকে শুধু ইন্টারনেট বিল পরিশোধ করতে হবে, যা ফোন কলচার্জের তুলনায় কম৷ এছাড়াও ইন্টারনেট ফ্যাক্সিংয়ের আরো অনেক অনেক সুবিধা রয়েছে যা গতানুগতিক ফ্যাক্সিংয়ের তুলনায় অনেক বেশি৷

শেষ কথা

প্রযুক্তি থেমে নেই৷ নিজস্ব গতিধারায় এটি এগিয়ে চলছে তো চলছেই৷ আজ যেটা নতুন প্রযুক্তি, কাল সেটা পুরনো৷ ইন্টারনেট ফ্যাক্সিং হচ্ছে এমনই একটি নতুন প্রযুক্তি যা গতানুগতিক পুরনো ফ্যাক্সিংপ্রযুক্তিকে পেছনে ফেলে প্রযুক্তিপ্রেমী মানুষকে ফ্যাক্সিংয়ের ক্ষেত্রে সর্বাধিক সুবিধা দিয়ে থাকে৷


ফিডব্যাক : rubbi 1982@yahoo.com