ই-টেন্ডার প্রক্রিয়া একটি অনলাইন টেন্ডার প্রক্রিয়া। এই পদ্ধতির মাধ্যমে টেন্ডার ডকুমেন্ট কেনা থেকে শুরু করে কন্ট্রাক্ট অ্যাওয়ার্ড পর্যন্ত সব ধরনের কাজ অনলাইনে করা হয়। এখানে কোনো ধরনের হার্ডকপি ব্যবহার হয় না।
এই পদ্ধতিতে PE একটি কমন শব্দ। PE তথা Procuring Entity অর্থাৎ যে কর্মকর্তা দরপত্র আহবান করেন তাকে PE বলা হয়। প্রতিটি সংস্থার একজন করে অর্গানাইজেশন অ্যাডমিন থাকে এবং এই অর্গানাইজেশন অ্যাডমিনের কাজ হায়ারআর্কি (Hierarchi) (অর্থাৎ যে অফিস টেন্ডার তৈরি করবে) তৈরি করে দেয়া এবং পিই অ্যাডমিন তৈরি করা। পিই অ্যাডমিনের দায়িত্ব হবে পিই তৈরি করা এবং TEC/PEC, TOC/POC, অথরাইজড ইউজার তৈরি করা। অথরাইজড ইউজারকে পিই সাহায্য করবে, কিন্তু তার কোনো দরপত্র আহবান বা পাবলিশের অথরিটি থাকবে না। অর্গানাইজেশন অ্যাডমিনের আরেকটি কাজ হচ্ছে প্রকল্প তৈরি করে দেয়া এবং অ্যাপ্রোভিং অফিসার তৈরি করা।
মনে করি, আমরা একটি দরপত্র আহবান করব, তাহলে প্রথমে আমাদেরকে APP (অ্যানুয়াল প্রকিউরমেন্ট প্লান) তৈরি করতে হবে। এখন প্রশ্ন APP কেন। APP তৈরি করে ওয়েবে পাবলিশ করলে বিডার দেখতে পাবে এবং কখন কোথায় কী দরপত্র আহবান করা হবে, তা দেখে ঠিকাদার প্রস্ত্ততি নিতে পারবে। টেন্ডার তৈরি করতে হলে প্রথমে ঠিক করতে হবে দরপত্রটি ডেভেলপমেন্টের নাকি রেভিনিউয়ের। ডেভেলপমেন্টের হলে অর্গানাইজেশন অ্যাডমিনকে প্রজেক্টটি তৈরি করে দিতে হবে।
মনে রাখতে হবে, ই-জিপিতে পাসওয়ার্ডে তিনবার হিট করলে লক হয়ে যায়। সুতরাং, যে কোনো আইডিতে পরপর দুইবার পাসওয়ার্ড ভুল হলে পাসওয়ার্ড রিসেট করতে হবে। পাসওয়ার্ড পরিবর্তন করার নিয়ম হলো : প্রথমে Click Forgot Password করে ওই বক্সে যে আইডি লক হয়েছে সেটা লিখতে হবে। এরপর আমাদেরকে এন্টার চাপতে হবে। এর ফলে স্ক্রিনে দেখা যাবে- Verification mail has to Sent to your mail। আমাদেরকে Parent mail-এ যেতে হবে এবং সেখানের কমান্ড অনুযায়ী আইডির লক খুলতে হবে। এজন্য ই-জিপির একটি আইডি, একটি ভ্যালিড ই-মেইল হতে হবে। @-এর আগে এবং পরে কিছু থাকলেই ই-মেইল বলে। কমপিউটার ধরে নেয় সেক্ষেত্রে লক হয়ে গেলে ভ্যালিড না হলে লক খোলার প্রশ্ন আসে না।
কোনো ব্যক্তি যদি হোম পেজ থেকে নির্দিষ্ট কোনো সংস্থার কতগুলো দরপত্র আহবান করা হয়েছে তা দেখতে চায়, তবে হোম পেজে টেন্ডারের ওপর ক্লিক করলে সব সংস্থার দরপত্র একসাথে দেখা যাবে, কিন্তু কোনো সংস্থার নির্দিষ্ট তারিখের দরপত্র দেখতে চাইলে Advanced Search-এ ক্লিক করতে হবে। এরপর মন্ত্রণালয় সিলেক্ট করে সংস্থার ওপর ক্লিক করলে উক্ত সংস্থা দেখাবে। এরপর যে তারিখের দরপত্র দেখতে চাই সেই তারিখ Selection করলে দরপত্র দেখবে। এখানে যেসব দরপত্র ওপেন করা হয়নি, সেগুলো লাইভ। আর যেগুলো হয়েছে কিন্তু মূল্যায়ন চলছে, সেগুলো বিয়িং প্রসেস দেখাবে এবং যেগুলো কন্ট্রাক্ট অ্যাওয়ার্ড হয়েছে সেগুলোর অ্যাওয়ার্ড ডেট দেখাবে এবং অ্যাওয়ার্ডের পরে আর্কাইভে চলে যাবে এবং all command দিলে Live, Being Process, awarded, archive সব দরপত্র একসাথে দেখা যাবে। এভাবে সাধারণ জনগণ হোম পেজ থেকে ই-জিপির দরপত্র সংক্রান্ত সাধারণ তথ্য পেতে পারে । আর Annual Procurement Plan থেকে জানা যাবে, কখন কোন সংস্থা কী ধরনের দরপত্র আহবান করবে এবং সেভাবে একজন ঠিকাদার প্রস্ত্ততি নিতে পারবে। কাজ করার মধ্যে কিছুক্ষণ যদি Keyboard-এ হাত না থাকে তাহলে আবার কাজ করতে গেলে Session Expired go to login page দেখাবে। তখন আমাদেরকে Go to login page-এ ক্লিক করতে হবে এবং আবার Logon হতে হবে। নিরাপত্তার জন্য এই পদ্ধতি করা হয়েছে।
উল্লেখ্য, Password Lock হয়ে গেলে Lock Open করার পর Password Change Successfully command Show করবে, তখন আমাদেরকে Refresh button অর্থাৎ F5 Key Press করতে হবে, কারণ Cash-এ আগের Password থেকে যায় এবং নতুন Password দিলে পুনরায় Lock হওয়ার সম্ভাবনা থেকে যায়। বিষয়গুলো যথেষ্ট সতর্কতার সাথে কার্যকর করতে হবে
লেখক : কমপিউটার সিস্টেম অ্যানালিস্ট, সওজ