একটা সময় ছিল, যখন ব্যবসায়িক প্রতিষ্ঠানগুলো তাদের আর্থিক হিসাব-নিকাশ কাগজে লিপিবদ্ধ করত। সেসব প্রতিষ্ঠানই ধীরে ধীরে কাগজের পরিবর্তে কাস্টোমাইজ অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যারের ওপর তাদের হিসাব-নিকাশের নির্ভরতা বাড়াতে থাকে। ব্যবসায়ীদের সে কথা মাথায় রেখেই এইট পিয়ার্স সলিউশন্স নামের প্রতিষ্ঠান তৈরি করেছে ‘হালখাতা কাস্টোমাইজ সফটওয়্যার’। হালখাতা সফটওয়্যারটি ব্যবহার করে লাভবান হবেন বিভিন্ন শ্রেণির ব্যবসায়ীরা। হালখাতা ব্যবহার করে ব্যবসায়ীরা তাদের ব্যবসায়ের নির্ভুল হিসাব-নিকাশ, লাভ-ক্ষতি, লেন-দেন খুব সহজেই রাখতে পারবেন। এতে ব্যবসায়ীদের হিসাব সংক্রান্ত ব্যাপারে কোনো সময় ভুল হবে না, সেই সাথে পণ্যের মজুদ ও চলতি পণ্যের সঠিক বিবরণ সহজেই পাওয়া যাবে। এছাড়া ব্যবহারকারীদের সুবিধার্থে হালখাতার ইন্টারফেস করা হয়েছে খুবই চমৎকার। এরকম বেশকিছু প্রয়োজনীয় সুবিধাসহ সফটওয়্যারটি সাধারণ মানুষের কাছে স্বল্পমূল্যে পৌঁছে দিতে পারব বলে আশা করা হচ্ছে। এই হালখাতা সফটওয়্যারটি ব্যবহারের ফলে ব্যবসায় ও বাংলাদেশের অর্থনৈতিক উন্নয়ন করা সম্ভব হবে। সফটওয়্যারটির সুবিধাগুলোর মধ্যে আছে- কোনো প্রতিষ্ঠানের হিসাব ও খতিয়ান তৈরি, দেনা-পাওনার হিসাব রাখা, মেমো প্রিন্ট করা, গুদামে নির্দিষ্ট পণ্যের পরিমাণ দেখা ইত্যাদি।
হালখাতা সফটওয়্যারে মূলত ৬টি অংশ রয়েছে- ক্রয়, বিক্রয়, মজুদ, খরচ, জমা ও হিসাব। এই ৬টি অংশ নিয়ন্ত্রণের জন্য আরও একটি অংশ রয়েছে- ব্যবস্থাপনা।
ব্যবস্থাপনালেজার
০১. হালখাতা সফটওয়্যরটিতে তিন ধরনের লেজার খোলার সুবিধা পাওয়া যাবে। নতুন কোনো বিক্রেতার কাছ থেকে পণ্য কেনার ক্ষেত্রে, নতুন ক্রেতার কাছে পণ্য বিক্রির ক্ষেত্রে ও ব্যবসায়ের অন্যান্য খরচের সব হিসাব এই তিনটি লেজারে থাকবে।
অ্যাড/আপডেট লেজার
০১. যেকোনো নতুন ক্রেতা/বিক্রেতার জন্য তাদের সম্পূর্ণ তথ্য দিয়ে নতুন লেজার তৈরি করতে হবে। নতুন ক্রেতা/বিক্রেতাকে গ্রুপ করেও রাখা যাবে। প্রতিটি ক্রেতার সাথে কোনো পুরনো দেনা-পাওনা থাকলে সেটাও দেখা যাবে।
পুরনো ক্রেতা/বিক্রেতার তথ্য সংশোধনের জন্য আইডি এবং পাসওয়ার্ড দিয়ে অ্যাকাউন্ট তৈরি করে তথ্য সংশোধন করতে হবে। এ ক্ষেত্রে পুরনো এবং নতুন সব তথ্যই লেজারে থাকবে।
গুদাম
০১. গুদামের একটি নাম দিয়ে প্রথমে নতুন গুদাম তৈরি করতে হবে।
০২. গুদামের নাম পরিবর্তন হলে গুদামের বর্তমান নাম পরিবর্তন করে গুদামের নতুন নাম লিখে আপডেট করতে হবে।
০৩. গুদাম পরিবর্তন হলে বর্তমান গুদামের নাম পরিবর্তন করে নতুন গুদামের নাম লিখে, বর্তমান এককসংখ্যা পরিবর্তন করে নতুন এককসংখ্যা দিয়ে আপডেট করতে হবে।
পণ্য
০১. নতুন পণ্যের ক্ষেত্রে পণ্যের নাম, এককের নাম, এককের সাইজ, ক্যাটাগরি ইত্যাদি তথ্য দিয়ে পণ্যের লিস্ট তৈরি করতে হবে।
০২. বিদ্যমান পণ্যের এককসংখ্যা, খুচরাসংখ্যা, প্রতি এককের দাম এবং কোন গুদামে আছে তা আপডেট করে রাখতে হবে।
মেমো সেটিং
এই শাখায় একবার ক্রয় এবং বিক্রয়ের মেমো নাম্বার বসিয়ে একটি মেমো তৈরি করতে হবে। পরবর্তী সময়ে কোনো ক্রয়-বিক্রয়ের সময় মেমো নাম্বার স্বয়ংক্রিয়ভাবে বেড়ে তৈরি হয়ে যাবে।
ব্যবহারকারী
ব্যবহারকারী বা অ্যাকাউন্ট তৈরি করতে ষষ্ঠ শাখা ‘ব্যবহারকারী’তে গিয়ে নতুন আইডি, নাম এবং পাসওয়ার্ড দিয়ে অ্যাকাউন্ট তৈরি করতে হবে।
কোম্পানি
০১. এই শাখায় হালখাতা সফটওয়্যার ব্যবহারকারী প্রতিষ্ঠান বা কোম্পানিকে তাদের কোম্পানির পূর্ণ নাম, ঠিকানা এবং আরও বিস্তারিত তথ্য দিয়ে আপডেট করতে হবে। পরবর্তী সময়ে রিপোর্ট এবং মেমো প্রিন্ট করার সময় কোম্পানির এই নাম এবং তথ্য ব্যবহার হবে।
ব্যাকআপ
ব্যাকআপ শাখায় তিনটি অংশ রয়েছে।
০১. ইমপোর্ট : বাইরে থেকে সিডি বা পেনড্রাইভের মাধ্যমে পুরনো ডাটা মেমরিতে নিয়ে আসা যাবে এবং সব রিপোর্ট দেখা যাবে।
০২. এক্সপোর্ট : সিডি বা পেনড্রাইভের মাধ্যমে হালখাতা সফটওয়্যারের ডাটা অন্য কোনো ডিভাইসে সংরক্ষণ করা যাবে। এটি মূলত ডাটা ব্যাকআপের কাজটি করে।
০৩. প্রয়োজনে সব ডাটা রিসেট দেয়া যাবে।প্রতি ১৫ মিনিট পরপর স্বয়ংক্রিয়ভাবে ডাটা ব্যাকআপ হতে থাকবে।
ক্রয়
এই মডিউলে বায়ারের কাছ থেকে কেনা সব পণ্যের হিসাব যথাক্রমে ক্রয় মেমো, রিপোর্ট, মেমোসমূহ এই তিনটি শাখায় থাকবে এবং মূল মেনুতে ফিরে যাওয়ার জন্য পেছনে অপশন রয়েছে।
ক্রয় মেমো : ক্রয় মেমোতে ব্যবহারকারীর সুবিধার্থে গাড়ি ভাড়া, লেবার খরচ ও অন্যান্য খরচ বসাতে হবে। তাহলে প্রতিটি পণ্যের পেছনে ব্যয় করা খরচ এবং ক্রয়মূল্যের মোট দাম চলে আসবে।
রিপোর্ট :প্রতিষ্ঠানের এ পর্যন্ত যত পণ্য কেনা হয়েছে, সব কিছুর তথ্য থাকবে। কোন পার্টির কাছ থেকে কবে কত টাকার কোন কেনা হয়েছে সব তথ্য থাকবে। এছাড়া কোন পার্টি কত টাকা পাওনা সেসব তথ্যও থাকবে। এখানে গ্রাফচিত্রের সাহায্যে সব তথ্য অনেক সহজেই দেখা যাবে।
মেমোসমূহ : প্রতিষ্ঠানের এ পর্যন্ত কেনা সব পণ্যের মেমো রসিদ এখান থেকে দেখা যাবে।
বিক্রয়
এই মডিউলে বায়ারের কাছ থেকে কেনা সব পণ্যের হিসাব যথাক্রমে বিক্রয় মেমো, রিপোর্ট, মেমোসমূহ এই তিনটি শাখায় থাকবে এবং মূল মেনুতে ফিরে যাওয়ার জন্য পেছনে অপশন রয়েছে।
বিক্রয় মেমো :প্রতিটি পণ্য বিক্রয়ের মেমো অনেক সহজে তৈরি করা যাবে। প্রিন্টও হবে এক ক্লিকেই।
রিপোর্ট: প্রতিষ্ঠানের এ পর্যন্ত যত পণ্য কেনা হয়েছে, সব কিছুর তথ্য থাকবে। কোন কাস্টমারের কাছে কত টাকা পাওনা তা দেখা যাবে এক ক্লিকেই। এছাড়া কোন পণ্যে কত টাকা লাভ হয়েছে, কোন কাস্টমারের কাছে কত টাকা লাভ হয়েছে, কোন পণ্য সবচেয়ে বেশি বিক্রি হয়েছে ইত্যাদি তথ্য গ্রাফচিত্র সহকারে দেখা যাবে এক ক্লিকেই।
মেমোসমূহ : প্রতিষ্ঠানের কেনা সব পণ্যের মেমো রসিদ দেখা যাবে এখান থেকেই।
মজুদ
এখানে থেকে স্টকের সব তথ্য দেখা যাবে।
০১. প্রাথমিক ভিউ : সব পণ্যের মজুদ সম্পর্কে প্রাথমিক ধারণা দেয়া থাকবে।
০২. বিস্তারিত : সব পণ্যের মজুদ সম্পর্কে বিস্তারিত ধারণা দেয়া থাকবে।
০৩. গ্রুপ : পণ্যের গ্রুপের ভিত্তিতে পণ্যের তথ্য দেখাবে।
০৪. গোডাউন : কোন গুদামে কী পরিমাণ পণ্য আছে তার বিস্তারিত দেখাবে।
০৫. শেষ : যদি কোনো পণ্য শেষ হয়ে আসে তাহলে আগে থেকে একটা সঙ্কেত দেয়া হবে।
০৬. প্রায় শেষ : কোনো পণ্যের মজুদ একটা নির্দিষ্ট পরিমাণে কমে এলে সঙ্কেত দেয়া হবে।
গুদাম মডিউলটিতে আরও রয়েছে বর্তমান স্টক, প্রতিদিনের স্টক, প্রিন্ট ও সার্চ অপশন। এগুলো থেকে গুদাম সম্পর্কে একটা প্রাথমিক ধারণা পাওয়া যাবে।
খরচ
এই সেকশনে লেজার থেকে তথ্য নিয়ে কোনো ব্যক্তি বা প্রতিষ্ঠানের দেনা অথবা অন্য কোনো খাতে টাকা পরিশোধ বা খরচ করা যাবে।
জমা
এই সেকশনে লেজার থেকে তথ্য নিয়ে কোনো ব্যক্তি বা প্রতিষ্ঠানের পাওনা অথবা অন্য কোনোখাতে টাকা আদায় বা জমা করা যাবে।
হিসাব
০১. লাভ: এই শাখায় প্রতিদিনের লাভ, ক্যাটাগরির ভিত্তিতে লাভ দেখা যাবে গ্রাফচিত্রে। প্রয়োজনে প্রিন্ট করা যাবে।
০২. প্রতিদিনের লাভ: প্রতিদিনের লেনদেনের ভিত্তিতে লাভ-ক্ষতির ধারণা পাওয়া যাবে। দৈনিক, সাপ্তাহিক, মাসিক, বার্ষিক হিসাবের জন্য ক্যালেন্ডারের ভিত্তিতে অনুসন্ধানের ব্যবস্থা রয়েছে।
০৩. অ্যাডজাস্ট ক্যাশ: এই পর্যন্ত যত লেনদেন হয়েছে তার ভিত্তিতে যে ইনস্ট্যান্ট ক্যাশ থাকবে তা বসিয়ে প্রতিদিনের হিসাব শুরু করতে হবে।
০৪.গ্রুপ সামারি: এখান থেকে লেজারগুলোকে গ্রুপ করা যাবে এবং গ্রুপের ভিত্তিতে লেজারের লেনদেনগুলো দেখা যাবে।
০৫. স্টাফ বেতন: এই শাখায় কর্মচারীদের বেতন ও অন্যান্য খরচ, পুরনো বাকি বেতন, কোম্পানির কাছে, কর্মচারীর কাছে দেনা থাকলে তা দেখা যাবে এবং পরিশোধ করা যাবে।
০৬. স্টাফ সামারি: এইশাখায় স্টাফদের দেনা-পাওনাসহ অন্যান্য কোনো তথ্য থাকলে তা দেখা যাবে। ওয়েবসাইট : halkhatabd.com। ফেসবুক পেজ : facebook.com/halkhatabd